アウトソーシングにとって便利な受付手配ソフトについて解説

受付手配ソフトの特徴

受付手配ソフトは、幅広い業種で受付からスタッフの手配、請求処理までの一連の処理をワンストップで行ってくれるソフトウェアです。パソコン画面の指示に従って作業を行う事ができ、優れた操作性を持っているソフトウェアでもあります。ブラウザで稼働しているため、テレワークへの移行もすぐに実現可能です。またこのソフトウェアは管理者が従業員やスタッフ、下請け業者などの登録や削除が自由に行える点が特徴の一つとなっています。さらに管理者が修正した情報は即システムに反映されるため、開始や停止を通知する作業は必要ない他、簡単な操作で個別のアカウント停止も可能です。

受付手配ソフトを使用するメリット

受付手配ソフトを導入する場合、以下のようなメリットがあります。

#コストの削減や作業効率の向上が期待できる
受付手配ソフトはテレワークへの変更が簡単にできるだけでなく、オフィスとの併用も利用可能であるため、設備費や人件費なども含めた場合、数十万円のコストカットも期待できます。また通常売り上げが伸びると事務コストも比例するように上がってしまいますが、受付手配ソフトを使用すれば売り上げを伸ばしても、事務コストはほとんど変動する事はありません。さらに作業効率の向上も期待でき、一人で請求書を処理する場合でも30分~1時間ほどで完了させる事も可能となります。

#管理者の権限で全てをコントロールする事が可能
売上の分析やスタッフの入れ替えなどタイムリーな情報を管理者がコントロールする事ができるようになり、パソコンさえあればどこにいても簡単にチェックできます。

#安定した受付体制が実現できる
既存のシステムの場合、ユーザー数によって費用が課金されるなど自由度が低い点がデメリットとしてありました。しかし、受付手配ソフトでは、アカウント数に制限が設けられていない事で自由度の高いソフトウェアとなっています。そのため、このソフトウェアのみを使用するだけで、プライベートなメールアドレスなどを使用する事なく、受付や手配などの作業がパソコンの画面上でできるようになります。それにより、受付体制も自社とアウトソーシング、在宅ワーカーの組合せで受付業務に当たれるので、常に安定した受付体制が確保できるのです。

受付手配ソフトの利用事例

#水道業者や住宅設備業者など出張サービス系の場合
水漏れの修理作業や給湯器の交換など新しい事業を始めようとしている企業が受付手配ソフトを使用するとスムーズにスタートできます。業務内容や出張エリアなどを従業員マスターによって区分できるため、受付画面からスピーディにスタッフの手配ができるようになります。メールやFAXによる手配も簡単にできるので、電話対応に要する時間の短縮も可能です。また作業終了後の完了報告や未報告などのデータ抽出ができる他、請求する案件が多い時は、一括印刷による請求書の発行もできます。さらに受付番号の発行は自動で行ってくれるので、重複請求や未入力といったミスの心配をする必要はほとんどありません。

#デリバリー業や複数店舗運営の企業などの場合
デリバリーの場合、顧客からオーダーを受けて、業務を手書きで行うと時間と手間がかかりやすくなります。一方、受付手配ソフトを活用すれば、パソコン画面から顧客情報や注文内容を入力できるようになり、手配も受付画面内でワンクリックするだけです。また過去の注文履歴の情報を即検索できる他、注文を受け付けない電話番号なども事前に登録可能で、類似した電話番号や名前があると注意画面が表示される仕組みとなっています。もし同時にコールセンターシステムを導入すればテレワークも実現できます。アウトソーシングによる電話注文業務を検討している企業には魅力的なソフトウェアと言えるでしょう。

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