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複数人で素早く対応できる子アカウント機能

リモートワークでは、顔が見えないやり取りになるからこそ相手からの反応が遅れるときちんと連絡ができているのか不安になります。かといって、メールフォームのような複数からの問い合わせが来るシステムへの対応は一人では負担が大きく、効率的ではありません。そこでこちらでは、会社以外の場所でも複数人で対応できる子アカウント機能をご紹介します。

子アカウント機能で何ができるか

子アカウント機能とは、webフォームを複数のスタッフで管理するときに便利な機能です。フォームの管理担当者を子アカウントに登録し、親アカウントだけでなく子アカウントも管理画面で一括管理ができるようになります。問い合わせの履歴や既読の有無、受信内容、返信内容や送信者などをチェックして、アカウントを保有するユーザーが必要に応じて対処できますし、フォームの修正や更新なども可能です。そのため、リモートワークのように担当者が別の場所にいる場合でも、スタッフの誰かがフォームを確認して素早く返信したり、修正などを行ったりできるようになります。URLとアカウント、パスワードを保管しておけばSNSや公式サイトは必要ありません。会社以外の端末からもアクセスできますし、問い合わせが届くとメールでも通知が来ますので、迅速に対応できます。
特に不特定多数の相手から連絡が来る問い合わせフォームなどは一人の管理者では確認が遅れる可能性があるため、担当者全員が子アカウントを設定して適宜確認すると便利です。

もちろん、子アカウントごとに機能制限をすることもできます。お問い合わせに関する返信のみを行うユーザー、フォームの修正や更新が担当のユーザー、お問い合わせの集計をするユーザーなどに業務を分けている場合には、担当業務以外の機能制限をかけることで、操作ミスで大きなトラブルを引き起こしたり情報が漏れたりする心配も軽減されるでしょう。セキュリティ対策も万全で、社内連絡用に使ったり、特定の取引先とのやり取りに活用したりと様々な利用が可能です。

子アカウント機能の活用例

子アカウント登録をしたwebフォームは、お問い合わせフォーム以外にも様々な活用方法があります。例えば、webフォームにはファイルが添付できますので、資料請求のように自動返信のみで済ませるフォームとして使うことも可能です。通常の資料請求の場合は自動返信で資料を添付して定型文のメールを返し、任意の質問事項等が別途記入されているものだけ複数の子アカウントで個別に対応すれば、返信がスピーディーです。
また、商品にwebフォームのアカウントとパスワードを掲載しておくと、購入者限定のアンケートフォームとして使えます。逆に、パスワードを外して広く意見を募って子アカウントで大量のデータを集計するといった使い道もあります。
何度かやりとりが必要な特定の顧客との連絡でも、パスワード付きのwebフォームを用意しておくと、先方の希望に応じて資料を送ったり要望にすぐに答えたりできるため、成約率が高くなりやすいです。

社内での連絡ツールとして使うことも可能です。社内全体に連絡を回すときには、URLだけを公開してパスワードがなくても閲覧できるように設定しておくと良いでしょう。逆に、部署ごと、担当部門ごとにパスワードを設定しておくと、社内秘の連絡を一部のユーザーに回すことができます。周知しておきたい伝達事項の連絡、行事などの出欠確認なども、既読を確認したり個別に連絡をとったりしやすくなり、便利です。

問い合わせフォーム以外にも使える子アカウント機能

このように、子アカウント機能を上手に活用するとメールフォームへの対応が迅速になることで顧客満足度がアップするだけでなく、社内外での連絡ツールとしても非常に便利なものになります。応用しやすいシステムですので、自社に合ったカスタマイズをして、リモートワークをさらに便利に、快適な環境で行えるようにしましょう。

リモートワーク・テレワークの実現は経営者の決断が重要です。システム開発からさまざまなソフトウェアを利用することで、事務系・経理系・営業などはテレワークが可能です。それを実践することで業務効率が改善し、結果的にコストの削減となります。また人為的なミスもなくなり、業務の引継ぎ等も簡素化できます。

特に中小零細企業には自社のソフトウェアまたはあらゆるソフトウェアを利用することで、業務効率が改善されます。

ソフトウェアの導入にあたり、年間契約であったり、１アカウントあたりの契約のソフトウェアの契約には充分な注意が必要です。