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支払請求書とは？書き方や作成する際の注意点・発行までの流れを紹介
「支払請求書の作成方法が分からない」「支払請求書を効率的に作成したい」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
本記事では、支払請求書の作成方法や作成する際の注意点、発行までの流れなどについて詳しく紹介します。
支払請求書の作成にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
支払請求書とは
支払請求書とは、取引先に商品やサービスの対価を請求する際に発行する書類のことを指します。請求書の発行は法的に義務づけられていませんが、支払いトラブルを防ぐために発行することが多いです。
請求書の形式には法律上の決まりはなく、企業によって項目や様式が異なります。ただし、記載するべき必須項目があるため、事前に確認しておくことが大切です。
支払明細書と支払請求書の違い
支払明細書とは、取引における金額の内訳を記載した書類のことです。取引の支払明細が確定したことを知らせるため、請求書を発行する前に作成します。
大きな違いは、請求書は金銭を支払われる側が発行しますが、支払明細書は支払う側が発行する点です。
支払請求書と同様に、支払明細書の発行に法的義務はなく、取引内容を確認するために発行されることがあります。
支払依頼書と支払請求書の違い
支払依頼書とは、取引先から発行された請求書に基づき、経理部に売掛金の支払いを依頼するための社内文書のことです。請求書が取引を行っている担当者に届いた場合に活用されます。
支払依頼書を使用せず、請求書を経理部に直接渡したり、メモで依頼したりするケースもありますが、取引の数が多いとミスを誘発してしまいます。
正確に支払処理を行うには、支払依頼書を活用するのがよいでしょう。
支払請求書の作成方法
支払請求書の作成方法は次の通りです。
- 請求書発行システムで作成する
- WordやExcelで作成する
- 請求書用紙で作成する
それぞれ詳しく解説します。
請求書発行システムで作成する
請求書発行システムを利用すれば、指示通りに項目を埋めていくだけで簡単に請求書を作成できます。また、PDFデータをメールで送付すれば封入作業や郵送する手間がかかりません。
請求書の管理や修正、再発行なども、すべてシステム上で完結するため、業務負担を削減できます。
さらに、封筒代や切手代などのコスト削減にもつながるため、請求書発行システムを導入する企業が増えています。
WordやExcelで作成する
無料で支払請求書を作成したい方には、WordやExcelがおすすめです。インターネット上から無料のフォーマットをダウンロードして使用することもできます。
WordやExcelで作成した請求書を送付する場合は、改ざん防止のためにデータをPDFや画像ファイルに変換してから送りましょう。
請求書用紙で作成する
手書きで作成する場合は、請求書用紙を使用します。請求書用紙は、事務用品を取り扱っている書店や文房具店で購入できます。
パソコン作業が苦手な方や手書きで作成した方におすすめです。
支払請求書に記載する項目
支払請求書に記載する項目は次の通りです。
- 請求書のタイトル
- 支払請求書の発行日
- 請求書番号
- 支払請求書作成者の会社名や氏名
- 取引先の会社名や担当者名
- 取引内容
- 請求金額
- 源泉徴収額
- 支払期日
- 振込先・振込手数料の負担について
それぞれの項目について詳しく解説します。
請求書のタイトル
何の書類かが分かるように、書類の上部に「請求書」と記載します。タイトルを記載する際は、ひと目で分かるように大きく記載するのが一般的です。
支払請求書の発行日
一般的に、支払請求書の発行日には請求締日を記載します。請求締日は取引先によって異なるため、事前に確認しておきましょう。
例えば「月末締め・翌月末支払い」の場合は、支払請求書の発行日は4月30日や8月31日など、支払請求書を発行する月末を記載します。
請求書番号
請求書を適切に管理するには、請求書番号を振っておくと便利です。見積書や納品書と同じ番号を振ることで、それぞれの関連がひと目で分かります。
そのため、取引先からの問い合わせや、請求書の再発行が必要な際に素早く対応できます。
支払請求書作成者の会社名や氏名
支払請求書を作成した会社名や氏名を記載しましょう。作成者欄には、会社名や氏名のほかに、住所や電話番号、メールアドレスなど連絡先も記載します。連絡先を記載することで、不備や不明点があった場合にも迅速に対応できます。
取引先の会社名や担当者名
宛先がないと誰に向けた支払請求書なのか分からないため、支払請求書の送付先を記載しましょう。
会社名だけでなく、担当者名や部署名を記載します。また、部署名のみの場合は「御中」、個人宛の場合は「様」をつけるなど、敬称の使い方に注意が必要です。
取引内容
受注した商品やサービス名、数量、単価などを記載します。取引を行った日付も併せて記載することで、トラブル防止につながります。
見積書がある場合は、内容が間違っていないか確認しましょう。
請求金額
取引内容に記載した単価をもとに小計金額と消費税をそれぞれ記載します。また、請求金額の欄には、小計金額と消費税を合算した金額を記載してください。
取扱商品によって税率が異なる場合は、商品やサービスごとに税率を記載するように注意が必要です。
源泉徴収額
個人事業主（フリーランス）と法人企業が取引を行う場合、法人企業は報酬額から源泉徴収しなければなりません。源泉徴収額の記載がないと、法人側に算出する手間がかかるため、支払請求書を発行する側が計算しておくのが一般的です。
源泉徴収額の計算方法は、次の通りです。
- 取引金額が100万円以下の場合：取引金額×10.21％
- 取引金額が100万円を超える場合：（支払金額 – 100万円）× 20.42％ ＋ 102,100円
取引金額によって計算方法が異なるので注意しましょう。
支払期日
取引先の支払フローを確認し、支払期日を記載します。
例えば「月末締め・翌月末支払い」の場合、支払請求書の発行日が4月30日、支払期日が5月31日になります。未払いや支払トラブルを防ぐためにも、きちんと記載しましょう。
振込先・振込手数料の負担について
振込支払の場合、振込先の金融機関名や支店名・口座番号・口座の種類・口座名義を記載します。不備があると正しく振り込まれないため、正確に記載しましょう。
振込手数料は支払う側が負担するのが一般的です。ただし、支払いを受ける側が負担するケースもあるため、契約内容を確認してください。
支払請求書を発行する流れ
支払請求書を発行するまでの流れは、次の通りです。
- 請求金額を確定する
- 支払請求書を作成する
- 支払請求書を送付する
それぞれ詳しく解説していきます。
請求金額を確定する
見積書に記載された金額と請求額に間違いがないか確認し、請求金額を確定します。締め請求の場合、複数の取引をまとめて請求するため、記載漏れがないかをチェックしましょう。
見積書と請求金額が異なる場合は、事前に請求金額が変わる旨を取引先に伝えます。一方的に請求金額を変更すると、支払トラブルを誘発する可能性があるので注意してください。
支払請求書を作成する
請求書の形式には法的決まりがないため、自作したり、無料のテンプレートを活用したりすることもできます。ただし、消費税の仕入税額控除を受けるためには一定の事項が記載された請求書が必要です。
消費税の仕入税額控除を受けるには、次の6つの項目を記載しなければなりません。
- 請求書作成者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
控除を受けるためにも、正しく記載しましょう。
支払請求書を送付する
請求書の送付方法は次の通りです。
- 郵送
- メール
- FAX
最近は、電子請求書を利用する企業が増えています。電子請求書を活用する場合は、請求書をPDF化し、取引先にメールで送りましょう。封入作業や切手を用意する手間が省けるため、業務の効率化につながります。
請求書は一定期間保存するように法律で定められているため、発行した請求書は適切に保存しなければなりません。
支払請求書を作成する際の注意点
支払請求書を作成する際の注意点は、次の通りです。
- 支払請求書の発行方式を確認する
- 記載内容に間違いがないか確認する
- 支払請求書は一定期間保存しなければならない
それぞれ詳しく解説します。
支払請求書の発行方式を確認する
支払請求書の発行方式には「都度請求」と「一括請求」があります。
それぞれの意味は、次の通りです。
- 都度請求：商品やサービスを提供するごとに請求すること
- 一括請求：締日に合わせて、期間内の取引を一括請求すること
支払請求書の発行方式は、企業によって異なるため注意が必要です。支払トラブルを防ぐためにも、契約時に確認しましょう。
記載内容に間違いがないか確認する
支払請求書に記載している内容に間違いがないか確認します。
内容に誤りがあると、正しく支払われなかったり、思わぬトラブルに発展したりする可能性があります。場合によっては取引先からの信頼を失うこともあるため、注意しましょう。
金額や振込先情報はもちろん、宛先や敬称の使い方も確認してください。
支払請求書は一定期間保存しなければならない
支払請求書は、一定期間保存することが法律で定められています。一般的に、法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年保存しなければなりません。
データで請求書を保存する場合、電子帳簿保存法に則って保存します。改ざん防止の措置として、タイムスタンプを付与や訂正･削除の履歴が残るシステムなどでの授受･保存などが必要です。
支払請求作成には「電子WEB請求・納品書」がおすすめ
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「電子WEB請求・納品書」の基本的な料金は次の通りです。
| 費用明細 | 料金（税別） |
| 月額料金 | 6,000円（1事業所あたり） |
| 子アカウント料金 | 日割：1日300円（複数ユーザーで利用時） |
従量課金の料金は次の通りです。
| 費用明細 | 料金（税別） |
| メール送信 | 2円／1件 |
| FAX送信 | 17円／1件 |
| 郵送 | 200円／1件（郵便） |
| SMSショートメール | 9円／1件 |
納品・請求書・督促代行・信用調査がセットになっており、低コストで利用できます。
まとめ
本記事では、支払請求書の書き方や作成する際の注意事項について解説してきました。
支払請求書の作成に法的義務はありませんが、支払トラブルを防ぐために作成しましょう。支払請求書の作成には、電子請求書システムの導入がおすすめです。
APソフトウェアの電子WEB請求・納品書なら、マンスリー契約なので無駄なコストを削減できます。
ぜひ、電子WEB請求・納品書の導入をご検討ください。
【Q&A】
- 支払請求書とは？
支払請求書とは、取引先に商品やサービスの対価を請求する際に発行する書類のことです。
- 支払請求書の作成方法について教えてください。
支払請求書の作成方法は、次の通りです。
- 請求書発行システムで作成する
- WordやExcelで作成する
- 請求書用紙で作成する
最近は請求書発行システムを導入する企業が増えています。
