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事務代行サービスに依頼できる業務内容

事務代行サービスに依頼できる業務内容は、以下のとおりです。

【事務代行サービスに依頼できる業務内容】

社員がコア業務に専念できる

まず、自社社員がメイン業務に専念することが可能です。事務代行を依頼する動機として、時間を有効活用したい、より成果の上がる業務に時間を割きたいといったものがあります。優秀な営業マンが営業に専念することで、目標達成に近づきます。雑務に関わる時間をコア業務に充てれば、効率的に売り上げ向上が見込めるでしょう。

さらに、社内全体の業務効率化により、不要な残業の減少なども見込めます。結果的に社員のモチベーションが上がり、よりよい循環が生まれるでしょう。私個人としても、備品の補充などの雑務におわれることがあります。そこで仕事がストップしてしまうので、事務代行サービスを利用して効率的に仕事を行いたいところです。

高クオリティの事務作業が期待できる

高い事務能力を有する人材に、業務を任せられることもメリットでしょう。単に事務職といっても、その職域は広範囲に及びます。帳簿の知識が必要な経理事務、営業をサポートする営業事務、契約や訴訟の問題に詳しい法務事務、外国語の能力が求められる通訳事務など、挙げればキリがありません。

これらを自社の社員に任せるよりも、各専門分野の事務スタッフに依頼することで、高い成果が期待できるでしょう。

採用・教育コストを削減できる

人材の採用・教育コストもカットできます。新しく事務職を雇用する場合、採用するまでの採用コスト、一人前に育てるまでの教育コストの2つが必要です。採用費用だけを考えても、新卒採用の場合は40万前後が必要で、中途入社だとさらにかります。詳しくは後述しますが、事務代行に依頼すれば、ほとんどの場合ここまでの費用はかかりません。

採用における費用や時間、さらには一人前に育てるまでの時間を考えてもメリットといえるでしょう。

自社にノウハウが蓄積されない

事務代行の最大のデメリットは、自社にノウハウが蓄積されないことです。事務業務の多くを外部に委託するため、社内に事務を知る人材が育ちにくくなります。ある事務処理について「いつ、誰が、どのように行うか」が把握できないことは、リスクとなりうるでしょう。私が経営者の立場で考えても、最終的には社員が業務に就けるという安心感がほしいところです。

担当者の質が悪いと業務効率が悪くなる

事務代行に依頼する場合、担当者の知識や経験を正確に判断することが難しい傾向にあります。レベルの低い人材に任せた場合、逆に業務効率が下がってしまうでしょう。また、事務業務のブラックボックス化にも注意が必要です。外部の人材に業務を依頼することで、自社の業務がどのように行われているかを把握しにくくなります。そのため、何か問題が発生した際の対処も難しいです。

希望する業務に対応しているか確認する

まずは、任せたい業務に対応しているかを検討しましょう。経理事務を頼みたいのに、営業事務のみの代行業者では意味がありません。経理業務に対応しているのか、十分な経験があるのかは、少なくともチェックしておきたいポイントです。

希望する業務の実績を確認する

外部に依頼するのに、経験が浅い人材では外部に依頼する意味がありません。実績があれば、こちらの細かいニーズを汲み取ってくれる可能性も高まるため、確認しておきましょう。私が業務を手伝ってもらうという場合も、その人の実績を確認したいと考えます。

明瞭・適切な料金形態か確認する

最後に、料金体系です。あいまいな料金体系では、後々トラブルに発展する可能性があります。月10万円の契約なのに、オプションが重なって結局20万円になっていたなどの事態は避けたいものです。こちらも、契約時に十分にチェックしましょう。

依頼前にルールを明確にしておく

まず、依頼前にルールを明確にしておくことが重要です。あらゆる業務の中でも、事務業務は多岐にわたります。一定のルールがないと、前述のブラックボックス化の原因となります。作業のフレームワークや遵守したいルールなどは、最低限決めておくとよいでしょう。もちろん、契約前にある程度の枠組みは定めておく必要があります。私自身が誰かに頼まれるときも、ルールを明確にされていた方が仕事をしやすいです。

任せきりにしない

任せきりにしないことも重要です。こちらもブラックボックス化の原因になるため、注意しましょう。すべてを任せていると、もしトラブルが発生したときに自社の社員が対応できません。トラブルを回避するためにも、業務内容は把握したうえで、手伝ってもらうという認識を外さないことが重要です。