お役立ち情報

①法的な強制力はない

ビジネスにおける入金催促メールは、取引先の企業や個人のお客様へ、ソフトに支払いを促す程度の位置付けとされており、法的な強制力はありません。支払いが遅延している事実を確認するために利用するだけなら問題ありませんが、必要以上に強く対応を求めるとトラブルにつながる可能性も出てきます。とはいえ、支払い忘れや期日の勘違いなどの単純なミスで入金が遅れているだけの場合は、入金催促メールで気付かせてあげることで、スムーズに代金を回収できる可能性もあり、十分送る価値があるともいえるでしょう。私の感覚では、入金催促メールは相手に未入金を気付かせるために有効な手段と捉えております。

②送るタイミングは期日後3日～1週間が一般的

催促メールを送るタイミングは、支払期日の超過後、3日〜1週間が一般的です。入金が遅れている理由として、担当者が病気で返事ができなかったり、有給休暇を消化していたりすることが考えられ、少し待つだけで支払対応してもらえる可能性があるためです。支払期日の当日に催促メールを送っても問題ありませんが、「本日中にご入金いただけそうでしょうか」などの文面を記載し、取引先の事情に寄り添った内容にする意識を持つようにしましょう。

取引先あてに送る場合

まずは、取引先あてに送る場合の入金催促メールの例文をご紹介します。

お客様あてに送る場合

続いて、お客様あてに送る場合の入金催促メールの例文についても見ていきましょう。

入金がないことを、やんわりと伝える

入金催促メールを送る際は、たとえ相手に非がある場合でも、入金がない事実を丁寧かつ柔らかい文章でやんわりと伝える意識を持ちましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」などの、クッション言葉を文頭に用いれば、印象を柔らかくして伝えることが可能です。私が経営者の立場なら、柔らかい印象を与えられるテンプレートのパターンを複数用意して、幅広い取引先に対応できるようにしておくと思います。

請求情報を改めて送る

入金催促メールを送る際は、請求書がなくてもスムーズに支払いができるように、金額や振込先の口座番号などの請求情報を改めて記載しておくことをおすすめします。請求情報を再度送っておけば、請求書を探す手間を省けるうえ、余計なやり取りをせずに済むため、お互いの負担を軽減する効果が期待できます。

行き違いを考慮し、お詫びの言葉を含める

入金催促メールと入金手続きの行き違いを考慮し、お詫びの言葉を添えておくことも重要なポイントです。たとえ送金手続きを早めに済ませたとしても、口座に金額が反映されるまでに時間がかかる場合もあるため、入金催促メールと行き違いになる可能性は十分考えられます。文末にお詫びの言葉を入れておけば、万が一行き違いが発生した場合でも、不快な思いをさせずに済みます。

催促状・督促状を送る

入金催促メールを送っても支払われない場合は、催促状を取引先に送付して、支払期日を超過していることの確認と入金を促す必要があります。催促状を送付しても支払いがない場合は、さらに強いニュアンスを含む督促状を送り、入金してもらえるように再度勧告しましょう。

法的措置を検討する

入金催促メールや催促状・督促状を送っても支払われない場合は、以下のような法的措置を執ることも検討しなければなりません。

＜法的措置の種類＞

・支払督促

・民事調停

・少額訴訟

・通常訴訟

ただし、法的措置を執ってしまうと、取引先との関係性が悪化し、契約自体がなくなってしまう可能性が出てきます。また、自社内に専門的な知識がない場合は、弁護士に依頼する必要性も出てくるでしょう。自社だけでなく、取引先にとっても大きな負担となる法的措置は、あくまで最終手段と捉えておくのが無難です。私が経営者の立場なら、継続的な契約をしたい取引先かどうかで、法的措置を執ることを決めると思います。