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催促状・催告書との違い

督促状と似た名称の書類に、催促状と催告書がありますが、どのような点が異なるのかあいまいな人もいるでしょう。

それぞれの特徴をまとめたので、違いを確認してみてください。

【督促状・催促状・催告書の比較表】

	催促状	督促状	催告書
送付時期	支払期日を超過した時点	催促状の支払期日を約1週間超過した時点	督促状を送付しても支払いに応じない場合
送付方法	メールまたは普通郵便	普通郵便	内容証明郵便
法的効力	なし	6ヶ月間、時効を延長できる	6ヶ月間、時効を延長できる

名称が似ている3つの書類ですが、上記のように、送付するタイミングや法的効力、送付方法がそれぞれ異なります。催促状・督促状・催告書の順で支払いを促す効果が高まりますが、私個人としては「催告書」よりも「督促」という言葉に、より強い心理的プレッシャーを受けてしまいます。

個人にも送付していい？

督促状は企業間取引にかぎらず、個人のお客様との取引で発行・送付するケースもあります。個人に対して、会費や商品代金の支払いを促すために督促状を送付する際は、個人名を記載するのではなく「〇〇（名前）会員様」などと表記を変更し、過度に強いイメージを与えないように意識することが大切です。

①発行日・提出日

督促状には、支払期日を過ぎていることを証明するために、発行日・提出日を記載します。また、記載しておくことで取引先から折り返し連絡が入った際に、どの督促状についての問い合わせなのかを特定しやすくなり、スムーズなやり取りが可能になります。

②宛先

相手に督促状が確実に届くように、支払いを求める取引先の宛先を正確に記載することも重要なポイントです。会社名に加え、支店名や部署、担当者の氏名を記載しておけば、よりピンポイントで相手に届けやすくなるうえ、一歩踏み込んだ印象の督促状にできます。

③差出人情報

督促状の最上部の右側には、以下のような差出人情報を記載します。

＜記載すべき差出人情報＞

・会社名

・担当部署

・担当者および上役の氏名

・捺印

取引先は、督促状に記載された情報をもとに、お詫びや支払いなどについて連絡を行うことが一般的です。私が督促状を受け取る立場なら、上記に加えメールアドレスや電話番号などの情報も記載しておいてもらえれば、より親切だと感じるでしょう。

④表題

督促状を作成する際は、わかりやすい表題を記載し、内容がすぐに把握できるようにしておくことも大切です。緊急を要する場合は、表題として「督促状」と明記しておけば、相手に心理的プレッシャーを与えられます。強い印象を与えたくない場合は、「お支払いのお願い」などと表記しておくことで、やんわりとした雰囲気の督促状にすることが可能です。

⑤支払いを督促する内容

督促状は入金の対応を求める書類なので、何について支払いを督促しているのか、請求内容を明確に記載しておく必要があります。商品代金が対象の場合は、商品名だけでなく個数なども記載しておけば、督促内容がより伝わりやすくなるでしょう。

⑥請求金額

督促内容に対して、請求金額がいくらになるのかも記載しておいてください。金額を間違えないためにも、すでに送付済みの請求書を参考にして、税込・税抜まで正確に記載しておくことが大切です。

⑦支払期日

早急に対応してもらうために、新たな支払期日を明記しておくことも忘れてはいけません。ただし、事前に送付した請求書の支払期日はすでに過ぎているため、数日〜1週間ほど猶予をもたせて設定しておくだけで十分です。

⑧振込先

スムーズに支払ってもらえるよう、金融機関名や口座番号などの振込先を記載しておくことも重要です。

＜記載すべき振込先情報＞

・金融機関名

・支店名

・口座種別

・口座番号

・口座名義

ただし、再発行した請求書やコピーを同封する場合は、振込先について記載しなくても問題ありません。とはいえ、より安全策をとるために、請求書を同封する場合も振込先を記載するとよいでしょう。

⑨法的措置について

督促状を送付しても支払いがない場合を考慮して、法的措置をとる可能性があることを文言で示唆しておきましょう。督促状の内容に応じなかった場合のリスクを記載しておけば、支払いしてもらえる可能性が高まります。

⑩送付タイミングの確認

督促状との行き違いで、取引先が入金していることも考えられるため、送付タイミングについても記載しておきましょう。お詫びの言葉として「本状と行き違いになっておりましたらご容赦願います。」などの一言を添えておけば、万が一行き違いになったとしても、トラブルにつながるリスクを軽減できます。

再発行した請求書やコピーを同封する

督促状を送付する際は、支払期日を超過している事実を取引先に確認してもらうために、再発行した請求書やコピーを同封しておきましょう。ただし、送付済みの請求書と混合してしまう可能性があるため、朱書や印鑑で「再発行」や「写」などと記載し、重複計上がないように工夫することが大切です。

封筒の表書きには「朱書き」をする

督促状を送付する際は、用件が一目でわかるように、封筒の表書きへ朱書きで「督促状」や「お支払いに関するお知らせ」などと記載しておきましょう。封筒に朱書きがない場合、督促状が届いていることに気付かず、別の郵送物に紛れて放置される恐れがあります。行き違いを回避するためにも、封筒への朱書きを済ませたうえで、督促状を送りましょう。