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事務手続きのミス

請求書の発行忘れや書類の不備など、事務手続き上のミスが原因で、入金遅延が発生することは珍しくありません。事務手続きは、人の手で行われる業務が多いため、注意していても回避しづらく、入金遅延の原因となりやすい特徴があります。ただし、事務手続きのミスが原因で入金が遅延している場合は、適切に対処すればすぐに回収できることも多いです。トラブルにつながる可能性は低いですが、再発防止策をとり、同じ間違いが起きないように意識することが重要です。

支払期日の認識が異なっている

契約書の未作成や紛失が理由で、自社と取引先の支払期日の認識が異なっている場合も、入金遅延が発生しやすい状況といえます。取引先の資金が足りていたとしても、自社と取引先の間で支払期日の認識が食い違い、対応してもらえなければ入金遅延が発生するのは当然のことでしょう。

取引先との認識違いによる入金遅延を防ぐためには、契約時に支払期日などを記載した書面を共有し、契約後も確認できる状態に残しておくことが大切です。

資金不足により支払えない

入金遅延が発生した際、もっとも重大な原因といえるのが、取引先の資金不足によるものでしょう。資金不足が原因の場合は、取引先の資金繰りが悪化している可能性が高く、未入金のまま放置していると、倒産に巻き込まれ、さらに回収が難しくなることも十分考えられます。取引先の経済状況はもちろん、倒産手続きを申し立てているかどうかも確認して、できる限り早く支払い対応してもらえるように迅速に動くようにしましょう。

1：社内手続きに不備がないか確認する

入金遅延が発生した際は、自社内で行う手続き上で、以下のような不備がなかったか確認しましょう。

＜社内手続きに不備がある場合の原因＞

・請求書が発行されていない

・請求書が取引先に届いていない

・請求書の住所や部署名が間違っている

・金額や支払期日にミスがある

社内手続きに問題がある場合は、修正や調整をするだけで、入金遅延が解消する可能性があります。不備がなかった場合は、このあと紹介する別の対応方法を1つずつ試してみてください。

2：取引先の状況を確認する

社内手続きに不備がないことが確認できたら、入金遅延の原因を特定するために、直接問い合わせて取引先の状況を確認します。取引先の担当者に電話連絡し、支払期日までに入金されていない旨を伝え、なぜ支払いが遅れているのか遅延の理由をヒアリングしましょう。業績悪化が原因で入金が遅れている場合は、倒産の可能性が出てくるため、回収不能になる前に支払催告を済ませる必要があります。取引先の経済状況に問題がなく支払期限を延長するだけで対応してもらえそうな場合は、いつまでに支払いできるかを確認し、新たな支払予定日を設定しましょう。

3：新たな支払い日に入金されているか確認する

取引先の状況を確認し、支払ってもらえる場合は、新たな支払い日に入金されているかを確認します。支払い日を過ぎても入金がない場合は、取引先に連絡し、現在の状況や遅延の理由を再度ヒアリングするようにしましょう。私が同じ状況下なら、新たな支払予定日を設定したあと業績が悪化した可能性を考慮して、以前より詳しく経済状況を尋ねるようにします。

4：支払われない場合は、法的手段を検討する

何度催告しても支払われない場合は、取引先の倒産リスクを考慮したうえで、法的手段を検討したほうがよいでしょう。法的手段をとる際は、どうしても専門的知識が必要になる場面が増えるため、弁護士に依頼するのがベストです。ただし、入金遅延の金額が少額な場合は、弁護士費用のほうが高額になるケースも十分考えられます。割に合わないと感じる場合は、弁護士に依頼せず、少額訴訟や支払督促、民事調停などを活用し、取引先へのプレッシャーを強めることで、支払い対応してもらえる可能性を高める方法もあります。

支払延期の要請は安易に了承しない

取引先によっては、入金遅延の発生後、支払延期を申し出てくることもあります。しかし、安易に了承してしまうと、次回以降の支払いも延期できると思われてしまうため、受け入れるか慎重に判断しなければなりません。支払延期の要請の相談に乗る際は、取引先の経済状況を確認したうえで、本当に支払いができないのか把握してから冷静に対処することが大切です。私が経営者なら、支払延期の要請が2回以上続く場合は、取引を中止することも選択肢に入れるべきだと考えます。

遅延損害金（利息）を請求することも可能

入金遅延が発生した場合、「遅延損害金」が請求できる仕組みをうまく活用することで、取引先の支払いを早められる可能性があります。遅延損害金とは、入金が遅れたことで発生した損害を賠償するための費用のことです。

 ＜遅延損害金の算出方法＞

・遅延損害金の金額：（支払うべき元本＋利息）×利率×遅延期間

この計算式からわかるように、遅延損害金は入金の遅延期間が長引くほど増額されます。支払催促をする際に、遅延損害金の発生や金額が増える可能性を取引先に伝えれば、プレッシャーをかけることができ支払いを早められる可能性が高まるでしょう。私個人としては、脅しのようなやり方は避けるべきと考えますが、資金不足が原因ではない企業が相手なら積極的に活用すべき方法とも捉えています。

契約内容を見直す

入金遅延の再発を防ぐためには、契約を見直し、取引先が支払いやすい条件に変更するのも対策として有効です。契約時の条件にこだわりすぎていても、取引先から支払いがなければ意味がありません。取引先が倒産した場合に、回収できなくなることを考慮すると、業績が回復するまで契約条件を緩和する程度の対策はとっておいたほうがよいでしょう。

与信管理を徹底する

取引先の与信管理を徹底し、支払いが遅れる可能性が高い企業との取引を回避することも、入金遅延の再発を防ぐためには効果的です。与信管理とは「取引をしても問題ないか」「取引額を増やしても大丈夫か」といった判断を取引先ごとに設定・見直しをすることです。与信管理により、信頼できる取引先を把握できれば、再発のリスクを下げられることはもちろん、入金遅延が発生するリスク自体の軽減にもつながります。徹底した与信管理を行いたい場合は、信用調査・請求書発行サービスの利用をおすすめします。信用調査・請求書発行サービスでは、入金遅延の可能性が高い企業の情報をリアルタイムで受け取ることが可能です。倒産の可能性が高い企業をいち早く察知できるので、入金遅延の再発を防ぎたいなら優先的に検討すべきサービスといえます。

売掛保証やファクタリングサービスを利用する

入金遅延の再発リスクを回避するためには、売掛保証やファクタリングサービスを利用することも検討しましょう。

 

売掛保証では、あらかじめ保険料を納めておくことで、取引先の倒産で売掛金が回収できない状況に陥っても、保証会社が支払いを保証してくれます。ファクタリングでは、売掛金が未回収になった場合に、ファクタリング会社から利用者へ、未回収分に応じた保証金が支払われます。売掛保証やファクタリングサービスを利用すれば、入金遅延の再発が起きたり、取引先が倒産したりした場合でも、自社への損失を抑えられるはずです。