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システム開発会社選びに必要なことと注力すべき点

自社専用のシステムを開発する

ソフトウェア開発

現代では、企業活動を円滑に行うため、ITの力は必須です。一例として、管理部門では、以前からよく利用されている会計ソフトに加え、販売管理や給与計算、経営管理などに資するソフトウェアも出されているので、導入する企業は増えています。それでも、一般に市販されているシステムは、オーダーメイド仕様とはなっていないため、機能がたくさんありすぎて使いづらかったり、逆に必要とする機能が搭載されていないということが生じえます。そのようなケースでは、自社専用のシステム開発を行うと、業務効率や生産性を上げることができます。

システム開発というとハードルの高さを感じるかもしれませんが、「システム開発 会社 選び」と検索すると、実に多くのシステム開発会社がヒットし、選び方のポイントなども紹介されていることから、自社開発がかなり浸透していることが理解できます。システム開発を外注するメリットの一つは、システム開発を専門に行う会社が培ってきた経験やノウハウを活かせるので、要望に合ったシステムを構築しやすいことです。特に規模が比較的小さい企業の場合は、システム開発のための人材を確保したり、専門の部署に人員配置することは難しいため、外注することにメリットを感じるケースが多くなっています。

外注して自社システムを作る手順ですが、まず、必要とするシステムの提案書を自社で作成します。これは、システムの概要や、なぜこのシステムを必要としているのかに加え、納期なども盛り込みます。提案書の作成が終わったら、システム開発会社を複数選び、問い合わせたり、見積もりを依頼します。システム開発会社の絞り込みを行い、依頼する会社を決定し、契約書を取り交わすと、開発会社側が顧客の依頼内容に合わせて、システム要件定義を行います。要件定義がこちらの要望通りであることを確認すると、システム会社は基本設計や詳細設計に着手します。システム完成後に開発者側でテストを行い、システムが正常に動作することを確認したのち、ユーザー側でもテストをし、想定された動きとなっていることを確認できると開発は完了し、運用フェーズに入ります。

システム開発会社選びは初動がポイント

システム開発手順を考えた場合、依頼する側にとって、システム開発会社を選択する前の段階がとても重要です。システム開発の最初のステップである、提案依頼書を作成することに注力すると、その後のシステム作りがスムーズにいくはずです。提案依頼書を作成するメリットは、要望を文章にしておくことで、システム開発会社との認識のずれを解消できることにあります。また、開発に着手した初期段階である、システムの要件定義や基本設計で、こちらが要望したことが漏れなく盛り込まれているかどうか、確認するのにも役立つことでしょう。

提案依頼書を作成する前にはまず、作成したいシステムに関係する人や立ち位置を考えます。システムにかかわる人、影響を受ける人にヒアリングを行い、現状で課題となっていること、現場レベルで解決したい問題などを丁寧にすくい取るようにします。そうすると、どんなシステムにすべきか、どんなことを実現したいかが明確になり、システムの設計図ともいえるイメージがわいてくることでしょう。その点を提案依頼書にまとめていきますが、必要とする機能や解決したい課題などを、箇条書きにしたり、具体的な数字や図表などを盛り込みながら記載していきます。また、余裕を持ったスケジュールや納期を設定し、いつまでに何を作成したいのか、具体的な時期を明示するとベストです。

提案依頼書を作成し、自社の要望に合うと思われるシステム開発会社を複数選んで、見積もりを依頼します。見積もりが届いたら、システム開発会社からの提案内容に加え、予算や納期、サポート体制などを検討して、2社から3社に絞ります。ある程度の会社数に絞った段階で、営業や開発担当予定者などからヒアリングしたり、デモンストレーションを依頼するなどして、自社システム開発に最も向いている企業を決定します。

なお、依頼する企業の選定においては、運用コストも考える必要があります。システム開発は、小規模なものでも数十万円から百万円を超える場合があり、規模が大きくなるほど費用がかさむので、イニシャルコストに目が行きがちです。それでも、ランニングコストは企業にとって継続的な負担となるため、一定の期間使用したときのトータルコストで判断することが大切です。さらに、運用後に追加の機能が欲しくなったり、修正依頼することも考慮し、システム改修にどれだけのコストがかかるのか、サポート体制はどうなのかといった点の確認や取り決めも重要になります。

いずれにしても、システム開発における自社のファーストステップが大切になってくるため、関係部署に通達するなど、協力体制を構築しておくことがポイントといえます。

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