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ビジネスに効果あり!自社HPへのメールフォームの設置

専門業者が提供するメールフォームサービスを利用して、自分のWebページにメールフォームを設置する

ビジネスに役立つ

Webサイトでよく目にする「メールフォーム」とは、ホームページ上に設けられた入力欄に、テキスト等を直接記入して送信ができる仕組みです。メーカーのWebサイトにある、製品やサービスについての質問・相談といった問合せや、パソコンなどの技術サポートについての問合せによく利用されています。このメールフォームは、Webサイトを利用するユーザーにとっても、実は便利なツールです。わざわざメーラーソフトを立ち上げて、メールを送信するといった作業をせずとも、Webページ上のメールフォームに必要事項を記入して送信ボタンを押すだけで、直接、しかも手軽に問い合わせができます。また、ユーザーからの送信された問合せ情報のデータがサーバーを経て、メールの形式で指定のメールBOXに情報が届くので、担当部署による問合せ対応がタイムリーに行えることから、企業に対する好感度も高くなるといえます。

このメールフォームは、自前でプログラミングすることで作成することができます。しかし、HTMLやCSSといったプログラミング言語をある程度理解している必要があります。そこで、現在はメールフォームを便利なツールとして提供している専門業者があり、そのサービスを利用することで、プログラミング知識がなくとも、誰でも使いやすいメールフォームを作成することができます。自社Webページに、メールフォームを簡単に設置できるツールが提供され、作成したメールフォーム 管理もサービスとして提供されます。このことからも、メールフォームサービスを利用することは、自社ですべての管理をするよりも時間的にもコスト的にも十分にメリットがあるといえます。

メールフォームサービスを利用することで複数設置したメールフォームの管理も簡単に行える

メールフォームから問合せ

メールフォームを自社Webページに設置する企業が期待することは、提供する商品やサービスといったものに興味を持ってもらった企業や個人から、カタログ請求や商品内容の問合せ、サービス利用の予約等を直接してもらうことです。これにより、新規顧客を開拓・獲得することにつながると考えています。また、メールフォームを利用して、自社の商品やサービスに興味のある企業や個人の情報を集めることも、期待しているポイントです。このことから、メールフォームを利用する側が使いやすく、入力が面倒くさいと思われない、適度な手間となるような記入項目の設定がされたフォームの検討・設計が大切となります。

また、商品カテゴリーや提供するサービスの別、更には事業部門別にそれぞれメールフォームを設定することで、担当する事業部門や部署の担当社員にメールフォームから直接、問合せ情報が届くようにできます。この結果として、従来のお客様窓口での電話問合わせ対応の場合のように、一旦、窓口で受けてから関連部署に情報が届くのに比べて、格段に社内での対応速度が上がり、効率的に問合せへの返答ができるようになります。自社Webサイトの複数の箇所にメールフォームを設置した場合でも、サイト内の情報の更新に合わせて、メールフォームサービスを利用して、簡単にフォームの情報も更新ができ、陳腐化を防ぐことができます。また、問い合わせに関連した件数や対応履歴などを調べる際に、データ抽出する機能など、工程管理をするうえで有益な情報の整理をすることも可能です。このように、専門業者が提供するメールフォームサービスを利用することで、管理上のメリットを享受することができるといえます。


メールフォームサービスは、利用する人たちにとってメリットの多いサービス

メールフォーム 管理のサービスを利用することで、企業担当者の顧客対応をより良いものに改善していくことに活用することができます。例えば、問合せ対応を行った日時、対応者、返答内容の確認ができ、対応漏れの有無を把握することができます。このサービスを利用することで、問合せ内容に適切な担当者があたっていたか、もめた場合の返信内容はどうだったか、といった管理を簡単に行うことができます。その他、業務の効率化に寄与する機能として、問合せに対しての自動返信機能の設定もあり、メールフォームで送られてきたメッセージに対して、予め作成した内容での自動返信メールを送付する機能があります。

メールフォームはメッセージを入力する側にも、フォームを自社Webサイト上に設置する企業側にとっても、簡単に直接メッセージのやり取りができる点や、企業における顧客対応の効率化といった点など、双方に恩恵のある仕組みであるといえます。また、専門業者が提供するメールフォームサービスの機能を利用することで、企業側で取得した情報を使いやすく整理することもでき、製品開発や品質管理に利用することも考えられます。メールフォームは、自前でプログラミングすることで作成することもできます。しかし、専門業者が提供するメールフォームサービスを利用することで、短時間で簡単に作成することができ、メールフォーム 管理も負担にならずにできることを考えると、今後、自社Webサイトでの利用を検討する価値は十分にあるといえます。


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