利用事例をご紹介

受付体制の安定化に成功

既存のシステムではアカウント数に規制があったり、アカウント数で費用が課金されるなどして、自由度が低かったのですが、このシステム導入後はアカウント数に制限もなく、非常に自由度が高いく、且つ1つの画面上ではできなかった事がこのシステムではプライベートなものを利用することなく運営ができるようになりました。請求書や見積もり書の作成から送信まで、インターネットブラウザ上でワンクリックです。それにより、受付体制も自社・外注・テレワーク(在宅ワーく)の3つの体制で対応できる為、受付体制の安定化に成功しました。

コスト削減効果

事務的な作業を作業員などに任せる事や請求書の作成や再発行業務が非常にスムーズになりました。コスト削減効果は人件費2人分は安くなりました。

また売上が伸びても事務的コストはほとんど変わらない。ここが素晴らしい所かと思います。

重複防止機能

同じ請求書を2度送ってしまう・・同じ案件を2個重複してしまう・・自動で割振りされる受付番号により重複することがなくなりました。

過去の問合せ対応

よくある・・過去の履歴や過去の請求金額を知りたい・・などのお問合せに受付者でも即時対応可能になりました。過去の履歴が簡単に検索・抽出できることから、担当者以外わからない案件なども全て受付画面で解決できます。全てが同じ情報を見て受付を行いますので、「ちぐはくであいまい」「聞く人によって内容が違う」そんな事が一切なくなりました。

売上の拡大トレンドにも強い

現場スタッフが増員している、請負件数が急増している・・そんな場合もこのシステムでは大きなコストをかかりません。スタッフを登録する際にアカウントも発行します。全てが一連の動きで連動しますので、規模が拡大しても受付スタッフコスト以外は設備の追加コストや事務スタッフの増員などは不要です。請求書1枚の発行でも100枚でも1000枚でもワンクリックで作成できます。郵便局のWEBレターなどと連動させれば、封入れ作業も外注化できます。縮小・拡大にもコストの振り幅が少ない為、拡大トレンドに強いソフトウェアと云えます。

税務調査官にもこれで対応

税務調査官が売上データの確認の為、このシステムの閲覧を行いましたが、このシステムで全ての質問に適時回答、このシステムは現場個人での売上の過少申告等を防ぐ事はできませんが、いつ、どこで、誰が、誰の作業を行い、作業完了日、データ入力日、金額、支払方法が克明に記録される仕組みになっておりますので、日々の積み重ねデータが生かされます。また個人の不正についてもお客様からの不意打ちの問合せなどで調査することもできます。売掛・買掛金もCSVですぐダウンロード可能です。

実際の決算報告とは異なりますが、このデータを基にすることで精度の高さを証明することができます。

不正防止にも役立つシステムです。