受付手配ソフト>受付・手配システム

受付・手配・請求システムソフト(テレワーク対応)

駆けつけサービスを展開中の住宅設備会社・水道業者・レッカーロードサービス事業者・会員制駆けつけサービス・保守メンテナンス系・コールセンターや秘書代行業向け<テレワーク対応>・<日本全国>業者登録可能なシステムをご紹介します。異業種でも受付・出張手配系(出前・デリバリー・宅配業)などにもご利用頂けます。

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受付手配請求までのパッケージソフト 受付から地域毎のスタッフ・下請へワンクリック手配、請求管理も簡単

受付画面から登録すると、スタッフの抽出・手配・<依頼書のFAXとメール送信>・完了報告・請求書、スタッフへの支払書まで完結します。

加盟店マスターと従業員マスターで登録上限なし、新規作成と無効が簡単

自社スタッフ以外にもフランチャイズ、下請けにも対応、月額固定費制や売上に対する手数料率の設定なども可能です。また加盟店マスターの下に従業員マスターが入力可能ですので、複数名スタッフのフランチャイズ、下請けの登録も可能です。

取引先マスター機能付きで、主要取引先の条件や売掛払い、締め支払にも対応

取引先を登録することで、売掛払い、締め日設定が可能です。また完了報告先のメールアドレス、FAX番号なども登録すると受付の際に自動的にメールアドレス・FAX送信などができますので、簡単報告と誤送信の両方を構築できます。

受付画面で物件情報・取引先マスター・会員マスターも閲覧のみ可能

受付画面で取引先マスター、物件情報、会員情報の一部を閲覧できるようになっています。各マスターの修正は管理者権限の他、権限が付与された者のみが可能です

取引先専用・従業員専用の管理画面も用意、WEB上で入力や閲覧が可能です

これは便利、取引先専用のアカウントを1社毎個別に作成できます。

自社分だけの発注状況をネットから確認できます。過去の履歴、請求額なども閲覧のみ可能です。よって発注しましたか?請求はいくらですか?などの電話でのお問合せを減らす事ができます。

従業員専用画面のアカウントも個別に作成できます。

ネット環境とPCがあれば売上などの業務報告(売上報告)から、休日・待機時間スケジュールの設定と管理者による徹底事項の告知など、<閲覧と入力>ができます。売上未報告を軽減できます。 

※報告業務を従業員が入力をすることで事務コストが不要となります。<もちろん入力間違い防止対策済>

受付画面・新規作成からスタート、その後の売上、キャンセルなど紐づいているから重複防止・未報告防止

このシステムは受付画面登録をすると1つの受付番号が発行されます。この受付番号と全てがリンクしていますので、重複請求・未入力などを防止することができます。

また権限付与を管理者が決定できますので、営業権限、受付権限と区分が可能となります。

管理者が修正した情報は即時システムに反映されます。開始・停止など通知する必要がなくなります。個別のアカウント停止も即時となります。

受付手配ソフト>便利機能とデモ画面

テレワーク(在宅ワーク)対応・世界のインターネットブラウザで利用できます

受付から請求までをこのソフトで完結できます。業務に必要な全ての基本機能を搭載しており、プライベートなメールアドレスやFAX機などを使用することなく、このソフトのみで受付から手配・完了まで対応可能です。また全ての情報を同じ画面上で共有できる利点があります。

導入すると何が変わる

駆けつけサービス業や受付・手配が必要な業態、会員制サービスなどの業態への新規参入にすぐ使えます。また既存のビジネスソフトの入替により業務徹底精度が高くなります。

<受付から、手配、完了報告、請求書の計算から出力、支払書の出力、売上分析などワンパッケージとなります>

アカウント数の制限なども無い為、受付者、従業員、スタッフ、加盟店、下請業者の登録・削除が管理者権限者が自由に行えます。本来長い時間をかけて、ソフトの設計・開発・運用しなければならないソフトをすぐ利用頂けます。使い方次第、利用方法によっては工夫次第で業種問わずご利用頂けます。

コスト面は

完全テレワークも可能とし、事務所と併用でもご利用頂けることから、コストは設備費用・人件費などを含めると数十万円のコスト削減効果があります。テレワーク化することで、求人募集がある地域から全国募集へ切替可能となります。また売上が伸びた場合、事務コストも通常は上がりますが、このソフトではほとんど変わりません。請求書の作成で30分~1時間、支払書も30分~1時間程度の一人で実現可能となります。


メリットは

管理者権限が全てをコントロールする事が可能となります。スタッフの入替、優先順位、売上分析などタイムリーな情報をどこにいても、パソコンがあればチェックが可能となります。


リスクは

依存リスクがあります。このソフトを中軸にしますと、サーバーが停止した場合などは業務ができない状態となります。サーバーは大手サーバーを利用していますが0.01%程度の停止リスクがございます。どの企業もソフトウェアに依存すればサーバー停止のリスクは回避できません。ただそのリスクを過大に見積もるとよりコストが多く発生します。


便利機能のご紹介

<受付画面>

受付番号の発行 データを入力して確定を押しますと自動的に受付番号が発番されます。受付番号は重複しません。
過去の履歴検索機能 名前・住所一部・作業日・受付日・受付者・作業者・作業内容・電話番号で検索抽出が可能
過去の削除データの検索 受注にならなかった、キャンセルになった案件も名前・住所一部・作業日・受付日・受付者・作業者・作業内容・電話番号で検索抽出が可能
期間検索 一定の期間内に受付されたデータを抽出可能です
作業内容検索 作業内容毎に抽出可能です
作業員の抽出 受付住所・作業項目で作業員が抽出され、電話応対者は上位者から手配が可能です
電話番号の非表示 お客様の電話番号を作業員に伝えない機能も案件毎に設定が可能です。
お支払方法の選択 現金・カード・請求払いを受付画面で設定できます。取引先からの依頼については自動選択となります
完了報告先 作業員が完了後、どこに電話をするか案件毎に設定が可能です。取引先については自動表示となります
現場写真の送付先 現場施工写真のメール送信先を案件毎に登録が可能です。取引先依頼については自動表示となります。
予約作業忘れ防止 予約作業忘れの防止機能として予約日AM8時に作業員へ自動でメール送信機能が付いています
複写機能 同じような案件や過去のお客様からの依頼をそのまま複写して新規受付が可能となります
受付時間の自動記録 受付日時はサーバー時間で自動的に登録されます。
ステータスの確認 受付中・完了・売上(完了)報告入力の3段階のステータスを確認できます
メールの閲覧確認 作業員がメールを確認したかを受付側で確認できます
簡単発注 発注はメール発注、FAX発注、両方で発注とワンクリックで対応可能です
媒体の入力 反響媒体の入力ができます
物件検索 過去対応して登録された物件情報を閲覧できます。物件情報には住所や型番・品番などが閲覧できます
会員検索 会員制サービスに対応しており、会員情報を検索できます
作業員(スタッフ)へのメール 画面内のお知らせ登録機能で作業員個別にメールや、選択してメール、全員にメールができます
見積書作成 電話応対者が見積書・スポット請求書を作成、メール送信、FAX送信、原本印刷が可能です。
メール送信機能 メールソフトなどを使用せず、画面上からメールを送信することが可能です。送信履歴も残ります
FAX送信機能 画面上でFAXを送信することが可能です。送信履歴も残ります
領収書発行 エクセルにて領収書が発行できます。プリント又はメール送付にも対応しております。

<受付権限者・作業員権限者・取引先権限者の機能>

Q&A 全画面にQ&Aが表示されます。画面上からいつでもQ&A検索ができるのと同時に、電話応対者側から管理者へ質問も可能です。よって受付権限者から質問を出せるのでQ&Aが蓄積しやすくなります
売上(業務)報告 入力は<管理者・営業・受付アカウント>個別の作業員アカウントからも入力が可能です
請求書作成 スポット請求・締め支払請求を請求書ひな形で一括出力ができます。請求書は封入れのみの作業となります。重複請求などの心配や未報告案件の請求は計上されません。報告完了済の案件のみ請求書の発行がされます。
拒否設定 受付を拒否したい取引先や一般客を名前と電話番号を登録することが可能です。そのお客様や取引先の名前や電話番号を受付画面に入力すると拒否表示が可能となります。(あいまいでも表示されます)
取引先権限 取引先毎のアカウントで自社の発注履歴・発注状況の閲覧がパソコン上のブラウザで可能です。一部のデータは見えないようになっております。

<管理者・営業権限者マスター画面>

取引先マスター

取引先の住所や締め支払日などの登録が可能です。重複登録防止機能もついております。

加盟店マスター 手数料率の設定や月額固定費の設定が可能な為、フランチャイズ運営にも対応可能です
各種マニュアルページ マニュアルページを作成できます。1つのマニュアル内にQ&Aの設定や、受付手順など特別な取引先用の手順を作成可能です
お知らせ機能 従業員アカウント・受付者アカウント向けにお知らせ機能ページがあります。過去のクレームや対応不備なども記録が可能です。また添付ファイルもアップロードできますので、マニュアルやひな形などもアップロード可能です
TOPIX機能 受付画面のTOPページにTOPIXを表示できます
動的テキスト 期間を限定、無期限に横に動くテキストを最大5つまで登録できます。
会員情報 会員情報の登録が可能です。各種サービス、年会費、会員毎の個別情報を登録できます
分析 作業員毎、受付者毎、反響媒体毎の売上分析や受付分析が可能です
会社のロゴ オリジナルのロゴを領収書画面や受付画面などに表記できます
推奨ブラウザ グーグルクローム(他のブラウザでも稼働します)
対応OS Windows7/8.1/10
請求書出力 エクセル
アカウント数 特に制限はございませんが、サーバーの負荷により月額のサーバー費用が変わります。
デモ画面を見てみる

デモ画面で実際の画面の操作が可能です。入力、メール送信、FAX送信などは自由に入力して頂いて構いません推奨ブラウザ グーグルクロームをご利用下さい。実在する個人名・電話番号・住所の入力はご遠慮下さい。

ID・パスワードは自動返信メールですぐ届きます。下記フォームに入力して送信後、即時メールが届きます。そこにIDパスワードが記載されています。無料です。 

フォームが表示されていない方はこちらから

お問合せはこちらから

お試し利用申し込みフォーム。6ヶ月は専用アカウントで実際に使用できます。7ヶ月目から有料となります。

6ヶ月間無料のお試し申込、6ヶ月以内の解約は無料です

月額料金

料金はプランAのみ、1ヶ月更新(解約は1ヶ月単位)のレンタル価格なのに61ヶ月後には無償で譲渡しますので基本料金は0円となるシステムです。(転売・転用・他社への譲渡は禁止)

※買取は初期設定費用12万円(税別)+200万円(税別)。月額基本料は0円となります。

月額料金

初期設定には、新規ドメインの取得(御社希望のもの)、メール設定、サーバー契約(メンテナンス上当社指定となります)、サーバーの構築作業、FAX送信用の番号の取得、お試し期間中のデータを全て移行する作業の全てが含まれます。

初期設定費用について(税別) 12ヶ月分割払い又は一括払いとなります。中途解約時も発生致します
月額基本料金(税別) レンタル1ヶ月単位、中途解約可能、60ヶ月間継続すると61ヶ月目からは月額基本料は無料となります。(ソフトをそのまま無償で譲渡します)
サーバー費用(税別) 当社指定のサーバーを利用頂き、従量課金制となります。こちらは共用サーバーで実費を請求します。9800円~ 使用量やデータ量により月額は加算されます。
ドメイン管理費(税別) (年間費用)1000円~3000円初期設定時に御社希望のドメインを取得します。毎年その管理費用実費を請求致します
その他費用(税別) (年間費用)1000円~3000円SSL証明の更新費用等、概算で発生する料金です。
カスタマイズ カスタマイズ各種可能です。3000円~、要見積もりです。
操作説明 電話サポート・完全予約制、初回は60分無料、それ以降は<10分単位2,000円>とさせて頂きます。メールサポートはしておりません。

受付手配ソフト>利用事例

利用事例をご紹介

住宅設備修理業・水道業・ロードサービス業・鍵屋・硝子交換など出張サービス系

出張サービス業イメージ

給湯器交換や水漏れ修理業で全国展開中又は新しい展開をする予定の会社がこのシステムを導入すると簡単にスタートができます。受付画面から、給湯器・水道修理・・・<業種毎>とスタッフの<出張地域>や<優先順位>自社スタッフ・外注・フランチャイズを従業員マスターから区分できる為、受付画面で迷う事なくスタッフへの手配が可能です。手配もメール・FAXとワンクリックでできるので電話応対時間の短縮になります。
その後の完了報告・完了金額・未報告データの抽出も可能ですし、請求案件が多い場合は請求書の発行も一括印刷することができます。

自動で受付番号を発行することで重複請求など心配もなくなります。


出前業(ネット広告)・複数2~10店舗運営のお店など

宅配・デリバリーサービスイメージ300

デリバリーのオーダーをお客様から注文を受けて、宅配する業務を手書きなどで行うと手間がかかります。
このシステムを導入すると受付画面からお客様情報や注文内容を入れる事が可能になり、手配もメールとFAXで画面内でクリックするだけです。エリアなどで配送する店舗も自動的に絞り込みなどもできるので非常に便利です。
過去の注文履歴もすぐ検索できて複写できる所や、注文を受けない電話番号なども登録できて、その番号や名前が類似する場合は注意画面が表示されます。コールセンターシステムも同時に導入するとテレワークも対応可能です。
電話注文をアウトソーシングする予定の会社様には必須のシステムです。
また国内にとどまらず海外の注文もカスタマイズすることで対応が可能になります。


会員制駆けつけサービスの構築

会員制サービスからVIPメンバーサービスなどに

ネット広告店・コールセンター運営会社にもこのシステムを導入することで、会員制サービスから有料の駆けつけサービスがすぐにスタートできます。
会員登録・物件登録・物件オーナー登録や過去の利用履歴なども閲覧可能です。また会員の更新アラート付きです。また会員の利用時は受付画面から会員情報を検索して、お客様情報を入力して提携業者へ地域・業種で自動抽出されるのでメール・FAX手配ができます。


カスタマイズが可能!

自社ソフト開発こそ未来を創る

このシステムは独自のドメインでご利用できます。このシステムをベースに不要な部分や追加したい機能などカスタマイズができます。
しかもレンタル契約なのに60ヶ月間利用頂くと無償譲渡しますので、カスタマイズが無駄になりません。ノウハウや機能を持続して利用できます。他社のソフトウェアと比べて頂ければリスクが低い事、拡張性が高い事をご理解頂けると思います。


アカウント数の料金から解放され受付体制の安定化を実現

ライセンス

既存のシステムではアカウント数(ユーザー数)で費用が課金されるなどして、自由度が低かったのですが、このシステムはアカウント数に制限が無い為スタッフの入替などの自由度が高く、今まで画面上ではできなかった事が請求書の送付や見積もり、請求書の送付などをプライベートのアドレス、FAX機などを一切使用することなくPC画面上で運営ができるようになりました。インターネット上で完結するのです。それにより、受付体制も<自社・外注・在宅ワーカー>3つの組み合わせで運営できる為、24時間365日の受付体制が安定化します


コスト削減効果

コストカット

事務的な作業を作業員などに任せる事や請求書の作成や再発行業務が非常にスムーズになりました。コスト削減効果は人件費2人分以上はあります。売上がどれだけ伸びても事務的コストはほとんど変わらないのがこのシステムの特徴です


過去の問合せ対応

急に電話で過去の履歴や請求金額を知りたい・・などのお問合せに対しても電話受付者が的確に即時対応可能になります。過去の履歴が簡単に検索・抽出できることから、担当者以外わからない案件なども全て受付画面で解決できるのです。スタッフ全員が同じ情報を見て受付を行いますので、「あいまいさ」「聞く人によって内容が違う」そんな事が一切なくなります

売上の拡大トレンドにも強い

売上上昇に強い

現場スタッフが増員している、請負件数が急増している・・そんな場合もこのシステムでは大きなコストをかける事なく拡張できます。スタッフが完了報告・入力も行う為業務の分散ができています。全てが連動していますので、規模が拡大しても<受付スタッフコスト以外>の設備の追加や事務スタッフの増員などは一切不要です。請求書1枚の発行でも100枚でも1000枚でもワンクリックで作成できます。郵便局のWEBレターなどと連動させれば、封入れ作業も外注化できます。業務の縮小・拡大にもコストの振り幅が少ない為、拡大トレンドに非常に強いソフトウェアと云えます。

売上の拡大・縮小は常時意識しないとなりませんが、このソフトを軸にコールセンターをアウトソーシング・事務作業も郵便局のWEBレターと連動させる事で売り上げの振り幅に関係なく固定費を抑制し変動費の経営スタイルを構築、実現できます。


税務調査もこれで対応

税務調査官が売上データの確認、スタッフの確認など、このシステムを閲覧して頂く事で適時回答できます。このシステムは現場個人での売上の過少申告等を防ぐ事はできませんが、いつ、どこで、誰が、誰の作業を行い、作業完了日、データ入力日、金額、支払方法が克明に記録される仕組みになっておりますので、日々の積み重ねデータが生かされます。また個人の不正についてもお客様からの不意打ちの問合せなどで調査することもできます。売掛・買掛金もCSVですぐダウンロード可能です。

実際の決算報告とは異なる場合はありますが、このデータを基に売上の精度の高さを証明することができます。

不正防止にも役立つシステムです。